Digital Asset Management

DAM ist die Abkürzung für Digital Asset Management. So einfach das auch klingt, häufig bleibt die Frage offen, was genau damit gemeint ist, wieso Unternehmen davon profitieren und was z. B. der Unterschied zu einem CMS (Content Management System) ist. Dem gehen wir im Folgenden auf den Grund.

Zu sehen ist eine Person die ein Plakat mit dem Kreislauf eines DAM-Prozesses hochhält und von diesem vollständig verdeckt wird.
07/10/2020

Was genau ist Digital Asset Management?


Hinter einem Digital Asset Management verbirgt sich eine Datenbank für digitale Assets. Ein Asset ist dabei nichts anderes als eine Datei. Dabei kann es sich um Bilder, Fotos und Videos, aber auch um Dokumente oder Audiodateien handeln. Kurz und knapp erklärt, handelt es sich bei DAM um eine Lösung der zentralen Dokumentenablage.

 

 

Unterschiede zwischen DAM und Content Management Systemen


Eine DAM-Software unterscheidet sich insbesondere hinsichtlich der Nutzung als auch der Zielgebung von einem Content Management System (CMS): Während ein CMS redaktionelle Inhalte (Text, Bild oder auch Video) mit dem Ziel verwaltet, diese online zu veröffentlichen, dient Digital Asset Management dem Speichern, der Verwaltung und Organisation von Dateien. Beide Systeme können über Schnittstellen voneinander profitieren, sodass es einem Content Management System möglich ist, auf Dateien des Digital Asset Management zurückzugreifen. Jedoch sind beide Systeme nicht miteinander gleichzusetzen.
 

 

Wie funktioniert DAM?


Im Digital Asset Management verschiebt sich mittels einer entsprechenden Software der Speicherort von dem lokalen Server auf eine Cloud. Dabei kann es sich sowohl um eine Einzellösung handeln, oder aber um eine Softwarelösung, die in ein bestehendes System integriert wird. In die Cloud wird dann das Asset hochgeladen und mit Informationen versehen (z. B. bei einem Bild der Urheber). Sobald es eine neue Version dieser Datei gibt, kann die ältere Version jederzeit ersetzt werden, ohne dabei zwangsläufig verloren zu gehen.

 

 

Die Vorteile gegenüber einer lokalen Datenspeicherung


Digital Asset Management bietet diverse Vorteile gegenüber der Datenspeicherung auf einem lokalen Server:

  • Erhöhte Sicherheit der Assets
  • Der Speicherplatz des Servers wird nicht zu stark belastet
  • Arbeitsabläufe können automatisiert werden

 

 

Warum Unternehmen von DAM profitieren


Viele Unternehmen – von Großkonzernen bis KMUs – stehen mittlerweile vor einem großen Problem: ein Meer aus digitalen Daten in unterschiedlichsten Versionen. In einfacher, oder gleich in doppelter Ausführung. Diese Daten sind nicht immer im allgemeinen Zugriff, sodass über verschiedene Abteilungen hinweg unterschiedliche Stände verschickt werden. Die Frage der Aktualität der Assets bleibt dabei ungeklärt.
An dieser Stelle unterstützt das Digital Asset Management. Die zentrale Ablage der Dateien ermöglicht es, jede Datei einzeln zu verwalten und für Ordnung zu sorgen. Über den direkten Zugriff werden Dopplungen vermieden. Eine Suchfunktion verhindert langes Suchen und spart zudem Zeit. Ebenso definieren Zugriffsrechte, wer welche Datei sehen und/oder bearbeiten darf. Dadurch bleiben die einzelnen Elemente immer auf dem aktuellsten Stand. Insbesondere für Informationen rund um die eigene Marke und Markenelemente sowie Produktinformationen, Objektdokumentationen und Bilder ist das ein entscheidender Vorteil.

 

 

Alle Vorteile des Digital Asset Management auf einen Blick:

 

  • erhöhte Sicherheit der Dateien, auch bei einem Serverausfall
  • automatisierte Arbeitsabläufe durch definierte Prozesse
  • keine Unmengen an digitalen Daten durch die Vermeidung von Dopplungen
  • definierte Zugriffs- und Nutzungsrechte sowohl für interne als auch externe Nutzer
  • einfache Verwaltung von Assets
  • schnelles Finden von Dateien über eine Suchfunktion und dadurch eine deutliche Zeitersparnis
  • immer aktuelle Dateien und dadurch eine erhöhte Transparenz
  • wichtige Informationen können direkt an Dokumenten hinterlegt werden, z. B. Copyright
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