Messekonzepte: 5 Tipps für einen starken Messeaufritt

Messen zählen zu den unverzichtbaren Bestandteilen des Marketing-Mixes von Unternehmen. Im Kampf um die Aufmerksamkeit der Fachbesucher ist ein einzigartiges und durchdachtes Messekonzept unabdingbar. Nur so werden die Messen sowohl für Besucher als auch für Aussteller ein einzigartiges Erlebnis. Hier entsteht Raum für kreative Begegnungen und persönliche Dialoge. Worauf es ankommt, um mit einem starken Auftritt zu überzeugen, haben wir für Sie in fünf Tipps zusammengestellt.
 

1. Einzigartige Messekonzepte entwickeln

Eingesetzt als multifunktionale Marketingplattform dienen Messen zur Verfolgung einer Vielzahl von Zielen. Ausstellern und Besuchern wird ein direkter Wettbewerbsvergleich ermöglicht, was wiederum Markttransparenz schafft. Insgesamt werden Messen vor allem zur Einführung und Pflege von neuen oder zentralen Produkt- und Serviceleistungen eingesetzt.
 
Charakteristisch für Messen ist eine hohe Kommunikationsdichte sowie Informationsqualität. Nur wenige andere Kommunikationsinstrumente können das  in der Form bieten. An keinem anderen Touchpoint ist der Kontakt zwischen Ihrem Unternehmen und potenziellen Kunden so aktiv und intensiv. Um dieses Potenzial optimal zu nutzen, gilt es vorab ein ganzheitliches Messekonzept zu entwickeln: von der Einladung über den Messestand und Broschüren bis hin zum Dankesmailing.
 

Konzeptentwicklung: Planung und Zielsetzung für die Messe

Das Messemarketing kann je nach Messe sehr umfangreich werden. Bereits die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Messeauftritts. In eine durchdachte Messeplanung sollte auf jeden Fall ausreichend Zeit investiert und die konkreten Ziele festgelegt werden. Um den Überblick zu behalten, hilft im Zweifelsfall auch eine Checkliste, die beispielsweise folgende Punkte enthalten kann:
  • Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?
  • Welche Produkte und/oder Leistungen sollen im Fokus stehen?
  • Wie soll der Messestand konkret aussehen und wer setzt ihn um?
  • Wer vertritt das Unternehmen am Messestand?
  • Müssen Printmedien erstellt werden?
  • Wie viel Budget wird benötigt?
 

2. Aus der Masse hervorstechen

Ein Messeauftritt erfüllt vor allem eine repräsentative Funktion. Dabei ist der Messestand das Herzstück und leistet einen wichtigen Beitrag zur Markenerlebbarkeit sowie Wettbewerbsdifferenzierung. Er repräsentiert Ihr Unternehmen. Und das nicht nur bei aktiven Besuchern, sondern auch im Vorbeigehen.
 
Es gilt deshalb positiv aufzufallen, aus der Masse herauszustechen und sich vom Wettbewerb abzuheben. Ob große LED-Leinwände, sich öffnende Lichtkuppeln, meterhohe Fassaden aus glänzenden Aluminium-Verbundplatten oder eine Virtual Reality Station – hier bietet sich Ihrem Unternehmen die Gelegenheit, auf Ihre Produkte und Leistungen aufmerksam zu machen und diese gekonnt in Szene zu setzen.
 

Der Messestand als Herzstück des Messeauftritts

Der Messestand gibt Ihrer Marke temporär eine physische Form und wird damit zur Markenerlebniswelt. Er unterstützt das Erleben der Unternehmensmarke mit allen Sinnen. Mit seinem individuellen und unverwechselbaren Erscheinungsbild ist er zugleich ein Vermittler emotionaler Botschaften.
 
Wie wichtig die professionelle Gestaltung des Messestandes ist, wurde auch in der Praxis erkannt: Nicht ohne Grund fließt ein Großteil des Messebudgets deutscher Unternehmen in die Gestaltung, den Bau und die Ausstattung der Messestände. Denn: Besucher entscheiden häufig aufgrund ihres ersten Eindrucks, ob es sich lohnt, einen Stand zu besuchen oder nicht.
 
Daher ist es wichtig, genau zu planen, wie der Messestand aussehen soll. Die Messestandgestaltung muss dabei eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der vom Unternehmen für sich definierten Markenidentität – dem Markenselbstbild – und der daraus abgeleiteten Markenkommunikation erzielt. Nur dann gelingt es Ihnen, die Marketing- und Unternehmensziele optimal zu erreichen.
 

3. Messekommunikation vorab

Viele Unternehmen nutzen den bevorstehenden Messeauftritt, um Bestandskunden und Partner einzuladen und persönliche Gespräche mit ihnen vor Ort zu führen. Das hilft, die Beziehung zu Kunden weiter auszubauen und zu festigen. Die Einladung sollte im besten Fall am Telefon erfolgen. Alternativ empfehlen sich eine persönliche E-Mail oder ein postalisches Anschreiben.
 
Nutzen Sie zudem alle Unternehmenskanäle, um rechtzeitig auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen. Insbesondere die eigene Website sowie die sozialen Medien (Facebook, Instagram, XING und Co.) bieten sich an, um für die Veranstaltung zu „werben“.
 
Gleichzeitig sind – ganz klassisch – Pressemeldungen in regionalen Zeitungen sowie Fachmagazinen sinnvolle PR-Maßnahmen. Hier gilt es vor allem, den Benefit für den Besucher herauszustellen: Warum lohnt es sich, Ihr Unternehmen auf der Messe zu besuchen? Legen Sie in Ihrem Messekonzept fest, welche Medien für Sie relevant sind. Aus diesem Grund sollten auch Journalisten bei Ihnen auf der Gästeliste stehen und frühzeitig persönlich eingeladen werden. Sowohl für die Medienvertreter als auch für Kunden und Partner ist es ratsam, wenige Tage vor dem Messeauftritt noch einmal einen Reminder zu versenden.
 

4. Kommunikationsmaßnahmen während der Messe

Die Messekommunikation vor Ort findet maßgeblich über den Messestand und das Standpersonal statt. Stellen Sie deshalb sicher, dass genügend Ansprechpartner anzutreffen und diese fachlich optimal vorbereitet sind. Nur wenn Sie interessierten Fachbesuchern adäquat Rede und Antwort stehen können, hinterlassen Sie einen positiven Eindruck. Nutzen Sie im Rahmen des Messegespräches auch die Gelegenheit, die konkreten Interessen herauszufiltern.
 
Übrigens: Diese Informationen kann man heutzutage einfach und bequem digital erfassen und weiterverarbeiten. Dazu gleich mehr.
 
Halten Sie außerdem ausreichend Informationsmaterial bereit. Hierzu zählen einerseits aussagekräftige Pressemappen für die Medienvertreter als auch verschiedene Printmedien für Interessenten. Ob Flyer, Imagebroschüre, Katalog oder Datenblatt – alle Unterlagen sollten professionell gestaltet und informativ sein.
 
Abhängig von der Dauer der Messe ist es zudem ratsam, auch währenddessen auf den Social Media Kanälen und der Website auf die Messe zu verweisen und live von dort zu berichten – vorzugsweise mit ansprechendem Bild- bzw. Videomaterial. So haben Sie die Gelegenheit Unentschlossene doch noch an den Messestand zu locken und informieren gleichzeitig all diejenigen, die keine Möglichkeit haben zur Messe zu kommen.
 

5. Messenachbereitung

Nach dem Messeauftritt ist das Messemarketing noch nicht vorbei. Erst mit der Nachbereitung beginnt die eigentliche Vertriebsarbeit. Dabei ist es wichtig, die neuen Messekontakte richtig auszuwerten und weitere Schritte einzuleiten. Eine durchdachte Lead Management Strategie hilft dabei, die Kundendaten fortlaufend weiter zu qualifizieren.
 
Bereits im Gespräch können Sie die Leads schnell und unkompliziert mit einer App auf dem mobilen Endgerät erfassen. Dank intuitiver Bedienung und mit wenigen Klicks sammeln Sie nicht nur alle relevanten Informationen, sondern können diese direkt weiterverarbeiten – zum Beispiel durch die Weiterleitung an Ihr CRM und den Anstoß einer Marketing Automation Kampagne zur Qualifizierung der Leads. So erhält Ihr potenzieller Kunde z. B. bereits wenige Minuten nach dem Termin eine personalisierte Dankesmail für seinen Besuch.
 
Die Vorteile: Sie sparen nicht nur erheblich Zeit bei der Messenachbereitung, sondern sind dem Wettbewerb mit Ihrer professionellen und vor allem individuellen Kommunikationen einen Schritt voraus. Während Ihr Vertrieb also entlastet wird, erhöhen Sie gleichzeitig die Chancen auf neue Abschlüsse.
 
 
Neugierig geworden? Ganz gleich, ob die Entwicklung eines Messekonzeptes, die Gestaltung des Messestands, das begleitende Marketing oder Lead Management Prozesse – wir sorgen dafür, dass Ihr Messeauftritt nachhaltig erfolgreich ist.

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Lothar Hötger | CEO
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